マナー違反に要注意②「コピペ」とメールの冒頭・文末・連続送信

マナー違反に要注意2

1.「コピペ」や「テンプレ」はバレたらアウト!使い方に注意を

メール作成の手間を大幅に省略できる「コピー&ペースト」や「定型文」。

ただし、お客さんにとっては「手抜き」の文章ですから、気付かれないよう注意しなくてはなりません。
多用することは控えて、バレないよう細心の注意を払ってくださいね。

おすすめの使用法は、文章に少しだけ「アレンジ」を加えるテクニック。

コピペやテンプレのテキストは、文末を変えたり、語順を入れ替えるだけで「オリジナル」の文章に生まれ変わります。
例えば、

.おはようございます!昨日はたくさんメールしてくれてありがとう

.オハヨー!昨日はいっぱいメールアリガトウです^^

といった具合。
文章の意味自体は同じですが、「雰囲気」が違いますよね?

絵文字」や「ギャル文字」など活用すれば、バリエーションは簡単に増やすことができます。
お客との関係(常連客or初見)に応じて、いくつかのパターンを使い分けるのも良いでしょう。

ただし、「手書き」のメールでも、型にはまった表現やありきたりな文章ばかり送信するのは避けたいところ。

「気持ち」を込めたいなら、適度に「感謝の言葉」を添えるか、「絵文字」など上手に活用しましょう。

「画像」や「映像」を添付して「付加価値」を演出するのもおすすめ。「オマケ」が客さんの満足感につながります。

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2.メールの「冒頭」と「文末」にもマナーがあります

メールの冒頭と文末

自分からお客にメールするときには必ず「挨拶」から始めましょう。

久しぶりにメールする場合は「お久しぶりです」、「ご無沙汰してごめんなさい」という風に一言添えると良いでしょう。
さらに相手の「近況を尋ねる」ようにして、気遣いを演出します。

営業メールを送信する場合には、「営業色」を出し過ぎないよう注意。

タイミングとしては、年末・年始、お客さんの誕生日、クリスマス、バレンタインデーなどがおすすめ。
自然な形でメールの「きっかけ」に利用しましょう。

ただし、親しいお客が相手でも、金品のやり取りは避けてください。送付に必要な住所(個人情報)を教えなくてはならないため、トラブルに発展する恐れがあります。

メールレディがメールを一方的に打ち切るのはNG。
急用など入ってメールを続けられないのであれば、必ず断りの連絡を入れましょう。理由は「来客」が無難です。

そろそろメール(仕事)を終わりにしたい…と思ったら、文末に「おやすみなさい」や「またよろしく」、「バイバイ」など添えると良いでしょう。自然な流れでメールを終えることができます。

可能なら、メールを終える前に次回の「待ち合わせ」を済ませておきましょう。

「明日もまた」、「週末にぜひ」といった形で、さりげなくスケジュールを調整します。

さよならは言うけど終わりじゃない」そんな雰囲気を演出してみましょう。

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3.メールの「連続送信」と掲示板の「連続投稿」は避けて

連続送信と連続投稿

お客から返信がないのに、短時間に何通もメールするのはマナー違反。基本的には1通の受信に対して1通の返信を心がけてください。

メールの「連続送信」は、どうしても「手抜き」や「お金目当て」の行為に思われてしまいます。

掲示板を利用するときも同様。短時間の「連続投稿」は、お客の反感を買ってしまう場合が少なくありません。

効率アップを目指すなら、複数のサイトに登録する「同時待機」のテクニックをおすすめします。

サイトによっては連続送信・連続投稿ができない場合も。メールを送信したり掲示板に投稿したりするときの「ルール」は必ず前もって確認してくださいね。

内容次第では何らかの「ペナルティ」が課せられるケースもあります。

自分は「積極的に働いている」つもりでも、お客にとっては「迷惑行為」かもしれない…そんな風に慎重に考えてみてください。

ダイレクトメールや訪問販売がそうであるように、宣伝や営業活動は「迷惑」と紙一重なのです。
【3月12日更新】

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